Podstawowe zagadnienia
Powszechnemu obowiązkowi ewidencyjnemu, określonemu w ustawie z dnia 13 października 1995 r. o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników (Dz. U. Nr 142, poz. 702 z późn. zm.) podlegają:
osoby fizyczne,
osoby prawne oraz
jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej, które na podstawie odrębnych ustaw są podatnikami.
Obowiązkowi ewidencyjnemu podlegają również inne podmioty, jeżeli na podstawie odrębnych ustaw są podatnikami, a w szczególności zakłady (oddziały) osób prawnych oraz płatnicy podatków; podmioty te również otrzymują NIP. Numery identyfikacji podatkowej nadawane są także podmiotom będącym, na podstawie odrębnych ustaw, płatnikami składek na ubezpieczenia społeczne lub ubezpieczenia zdrowotne, zwanych dalej “płatnikami składek ubezpieczeniowych” .

Nadanie NIP następuje na podstawie zgłoszenia identyfikacyjnego w drodze decyzji wydawanej przez naczelnika urzędu skarbowego, a postępowanie w sprawie jego nadania prowadzone jest na podstawie ustawy z dnia 29 sierpnia 1997r. – Ordynacja podatkowa (Dz. U. Nr 137, poz 926 z późn. zm.), z tym że w sprawach o stwierdzenie nieważności decyzji o nadaniu NIP nie stosuje się art.249 i art.338.

Ewidencji podatników, płatników podatków i płatników składek ubezpieczeniowych dokonują właściwi dla celów ewidencji (zgodnie z art.4 “ustawy o NIP”) naczelnicy urzędów skarbowych.

Nadawanie NIP
Podatnicy obowiązani są do dokonania zgłoszenia identyfikacyjnego w celu uzyskania numeru identyfikacji podatkowej. Zgłoszenia dokonuje się jednokrotnie, bez względu na rodzaj i liczbę opłacanych przez podatnika podatków, formę opodatkowania, liczbę i rodzaje prowadzonej działalności gospodarczej oraz liczbę prowadzonych przedsiębiorstw.

Z ustawowego obowiązku jednokrotnego składania zgłoszenia identyfikacyjnego wynika zasada, że dany podmiot nie może posiadać więcej niż jeden NIP. W przypadku wydania dwóch decyzji przyznających NIP temu samemu podatnikowi zachodzi konieczność uchylenia decyzji wydanej z naruszeniem prawa. Najczęstszą przyczyną uzasadniającą stwierdzenie nieważności NIP jest konieczność wyeliminowania z obiegu prawnego decyzji ostatecznej, która dotyczy sprawy już poprzednio rozstrzygniętej inną decyzją. Od powyższej normy nie przewidziano żadnych wyjątków, ma więc ona charakter bezwzględnie obowiązujący.

Podstawowy zakres informacyjny zgłoszenia identyfikacyjnego
Podstawowy zakres informacyjny zgłoszenia identyfikacyjnego wskazuje art. 5 “ustawy o NIP”. Terminy dokonania zgłoszenia identyfikacyjnego uzależnione są od statusu podatnika. Zostały one szczegółowo określone w art.6 do art.8 powyższej ustawy. Przepisy te stosuje się odpowiednio do płatników podatków oraz płatników składek ubezpieczeniowych. “Ustawa o NIP” (art. 9) nakłada także obowiązek aktualizowania danych objętych zgłoszeniem identyfikacyjnym wskazując tryb, miejsce i terminy, stosowne dla tych podmiotów.

Podatnicy podatku dochodowego od osób fizycznych, dla których płatnikiem jest organ emerytalny lub rentowy, dokonują zgłoszenia aktualizacyjnego za pośrednictwem tego płatnika.

W przypadku dokonywania zgłoszenia identyfikacyjnego/aktualizacyjnego przez pełnomocnika lub kuratora sądowego do zgłoszenia dołącza się uwierzytelnioną lub poświadczoną urzędowo kopię pełnomocnictwa lub postanowienia sądu. W przypadku udzielenia pełnomocnictwa wyłącznie do dokonania zgłoszenia identyfikacyjnego do zgłoszenia dołącza się oryginał pełnomocnictwa.

Podatnicy prowadzący działalność gospodarczą dołączają do zgłoszenia identyfikacyjnego/aktualizacyjnego uwierzytelnione lub urzędowo poświadczone kopie dokumentów potwierdzających informacje objęte zgłoszeniem.

Odrębna procedura rejestracyjna
Odrębna procedura rejestracyjna dotyczy niektórych podmiotów będących podatnikami wyłącznie podatków stanowiących dochody budżetu gmin. Została ona określona w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 30 grudnia 1999 r. w sprawie trybu składania zgłoszeń identyfikacyjnych oraz zgłoszeń aktualizacyjnych przez podatników podatku rolnego, leśnego i od nieruchomości (Dz. U. Nr 111, poz 1291).

Potwierdzanie numerów NIP
Zgodnie z art. 13 ust. 3 ustawy o NIP naczelnik urzędu skarbowego obowiązany jest do potwierdzenia na wniosek zainteresowanego faktu nadania NIP podmiotowi, który się nim posługuje. Naczelnik urzędu skarbowego może jedynie dokonać potwierdzenia, czy konkretny NIP wskazany przez zainteresowanego w poz. 23 formularza NIP-5 został faktycznie przyznany podmiotowi, którego dotyczy wniosek. Naczelnik urzędu skarbowego odpowiadając na wniosek korzysta z trzech wariantów postępowania:

1. potwierdza nadanie NIP,
2. nie potwierdza nadania NIP,
3. nie może potwierdzić podanego NIP ze względu na podanie niewystarczającej ilości danych o podmiocie, którego dotyczy wniosek.

Opisany tryb ma na celu wyłącznie potwierdzenie nadania NIP wskazanego we wniosku i nie oznacza bezzasadnego ujawniania danych zawartych w zgłoszeniu identyfikacyjnym lub aktualizacyjnym.

Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy o NIP pracownicy urzędów skarbowych obowiązani są do zachowania tajemnicy odnośnie danych zawartych w dokumentacji związanej z nadaniem NIP oraz aktualizowaniem danych zawartych w zgłoszeniach identyfikacyjnych. Powyższe dane udostępnia się na zasadzie wyjątku wyłącznie uprawnionym organom i instytucjom państwowym, m.in. prokuraturze, policji, przedstawicielom NIK – w związku z prowadzonym postępowaniem.

W stosunku do podatników i płatników, którzy naruszają obowiązki w zakresie dokonywania zgłoszeń identyfikacyjnych i aktualizacyjnych, stosowane są sankcje na podstawie Kodeksu karnego skarbowego.

Informacje i materiały przygotowane zostały przez Ministerstwo Finansów.