Zgodnie z przepisami ustawy z dnia 11 marca 2004r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 54, poz. 535 z późn. zm.) podatnik zamierzający rozpocząć dokonywanie transakcji handlowych z podmiotami z państw członkowskich Unii Europejskiej, jeszcze przed zrealizowaniem pierwszej takiej transakcji, zobowiązany jest dokonać rejestracji dla potrzeb handlu wewnątrzwspólnotowego, jako tzw. „podatnik VAT-UE”, na formularzu zgłoszeniowym „VAT-R”, składanym do naczelnika właściwego urzędu skarbowego. Rejestracja, a następnie nadanie przez organ podatkowy Numeru Identyfikacji Podatkowej poprzedzonego dwuliterowym prefiksem (oznaczającym kod państwa członkowskiego UE) uprawnia podatnika do skorzystania z preferencyjnej stawki „0%” podatku VAT, jaką opodatkowane są transakcje wewnątrzwspólnotowe.

W przypadku handlu wewnątrzwspólnotowego mamy do czynienia z 2 rodzajami transakcji: dostawa i nabycie towarów oraz wewnątrzwspólnotowe świadczenie usług.

I. WEWNĄTRZWSPÓLNOTOWA DOSTAWA TOWARÓW (WDT).

Zdefiniowana jest przepisem art. 13 ust. 1 ww. ustawy i oznacza wywóz towarów z terytorium kraju z przeniesieniem prawa do rozporządzania nimi jak właściciel, na terytorium państwa członkowskiego. Aby transakcja mogła być zakwalifikowana, jako WDT:
1. Dostawcą towarów musi być osoba prawna, jednostka organizacyjna niemająca osobowości prawnej bądź osoba fizyczna prowadząca działalność gospodarczą - zarejestrowana, jako podatnik VAT-UE.
2. Nabywcą towarów natomiast musi być podatnik podatku od wartości dodanej, osoba prawna niebędąca podatnikiem podatku od wartości dodanej - zarejestrowany dla potrzeb transakcji wewnątrzwspólnotowych na terytorium kraju członkowskiego innego niż Polska.

Wewnątrzwspólnotowa dostawa towarów podlega opodatkowaniu stawką VAT 0%, co oznacza, że nie skutkuje obciążeniami fiskalnymi – podatnik nie wpłaca podatku należnego, posiadając równocześnie prawo do ubiegania się o zwrot podatku naliczonego. Aby jednak skorzystać z powyższego prawa, muszą być spełnione następujące warunki:
NABYWCA musi posiadać właściwy i ważny numer identyfikacyjny dla transakcji wewnątrzwspólnotowych i podać ten numer na fakturze stwierdzającej dostawę towarów;
PODATNIK – DOSTAWCA przed złożeniem deklaracji podatkowej za dany okres rozliczeniowy, musi posiadać w swojej dokumentacji dowody, że towary będące przedmiotem dostawy zostały wywiezione z terytorium kraju i dostarczone do nabywcy.
Dowodami, o których mowa powyżej będą następujące dokumenty:
A. Dokumenty uwierzytelniające przewóz towarów:
1. W przypadku, gdy przewóz towarów jest zlecany przewoźnikowi - dokumenty przewozowe otrzymane od przewoźnika (spedytora) odpowiedzialnego za wywóz towarów z terytorium kraju, z których jednoznacznie wynika, że zostały one dostarczone do miejsca przeznaczenia.
2. W przypadku wywozu towarów bezpośrednio przez ich dostawcę lub nabywcę, przy użyciu własnego środka transportu, podatnik powinien posiadać także dokument zawierający, co najmniej:
- imię i nazwisko lub nazwę oraz adres siedziby lub miejsca zamieszkania dostawcy oraz nabywcy towarów;
- adres, pod który są przewożone towary w przypadku, gdy jest on inny niż adres siedziby lub miejsca zamieszkania nabywcy;
- określenie towarów i ich ilości;
- potwierdzenie przyjęcia towarów przez nabywcę do miejsca ich przeznaczenia;
- rodzaj oraz numer rejestracyjny środka transportu, którym są wywożone towary lub numer lotu, gdy towary przewożone są środkami transportu lotniczego.
B. Kopia faktury.
C. Specyfikacja poszczególnych sztuk ładunku.

Jeżeli podatnik dokonujący WDT nie posiada powyższych dowodów przed złożeniem deklaracji podatkowej za dany okres, będzie musiał wykazać transakcję, jako dostawę na terytorium kraju, Otrzymanie ww. dowodów w terminie późniejszym upoważnia podatnika do złożenia korekty deklaracji i informacji podsumowującej, w których ma prawo ująć dokonaną transakcję.

W sytuacji, gdy powyższe dokumenty nie potwierdzają jednoznacznie dostarczenia towarów do nabywcy, dowodami autentyczności transakcji mogą być również:
- korespondencja handlowa z nabywcą, w tym jego zamówienie towarów;
- dokumenty dotyczące ubezpieczenia lub kosztów frachtu;
- dokument potwierdzający zapłatę za towar - z wyjątkiem przypadków, gdy dostawa ma charakter nieodpłatny lub zobowiązanie jest realizowane w innej formie (w takim przypadku dowodem będzie inny dokument stwierdzający wygaśnięcie zobowiązania);

Jako WDT traktowane są również te transakcje, których przedmiotem są nowe środki transportu – nawet wówczas, gdy dostawcą są inne niż wyszczególnione wyżej osoby, a nabywcą jest podmiot niezarejestrowany do transakcji wewnątrzwspólnotowych, ale działający lub zamieszkujący w innym niż Rzeczpospolita Polska państwie członkowskim.
W przypadku wywozu nowych środków transportu przez nabywcę, bez użycia środka przewozowego, oprócz kopii faktury oraz specyfikacji towaru, podatnik powinien posiadać również dokument zawierający przede wszystkim:
1) dane dotyczące podatnika i nabywcy;
2) dane pozwalające jednoznacznie zidentyfikować przedmiot dostawy, jako nowy środek transportu;
3) datę dostawy;
4) podpisy podatnika i nabywcy;
5) oświadczenie nabywcy o wywozie nowego środka transportu poza terytorium kraju w terminie 14 dni od dnia dostawy (tzw. „dokument wywozu”), wraz z pouczeniem nabywcy o skutkach niewywiązania się z tego obowiązku. Dokument wywozu wypełnia się w 3 egzemplarzach; jeden wydawany jest nabywcy, drugi podatnik pozostawia w swojej dokumentacji, trzeci natomiast podatnik zobowiązany jest przesłać wraz z fakturą, do Biura Wymiany Informacji o Podatku VAT.

Obowiązek podatkowy w WDT powstaje 15 dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym dokonano dostawy towarów. W przypadku, gdy przed upływem tego terminu, podatnik wystawi fakturę, obowiązek podatkowy powstaje z chwilą wystawienia faktury.
Jeżeli jednak przed dokonaniem dostawy podatnik otrzyma całość lub część ceny, to obowiązek podatkowy powstaje z chwilą wystawienia faktury potwierdzającej otrzymanie całości lub części ceny.

II. WEWNĄTRZWSPÓLNOTOWE NABYCIE TOWARÓW (WNT).

Określone jest przez art. 9 ust. 1 ustawy o podatku od towarów i usług, jako nabycie prawa do rozporządzania jak właściciel towarami, które w wyniku dokonanej dostawy są wysyłane/transportowane na terytorium państwa członkowskiego inne, niż terytorium państwa, w którym rozpoczęto wysyłkę/transport – przez dostawcę, nabywcę towarów lub też na ich rzecz.
Transakcja będzie zakwalifikowana, jako WNT pod warunkiem, że:
Nabywcą towarów jest:
a) osoba prawna, jednostka organizacyjna niemająca osobowości prawnej, osoba fizyczna prowadząca działalność gospodarczą, lub podatnik podatku od wartości dodanej, a nabywane towary mają służyć działalności gospodarczej podatnika;
b) osoba prawna niebędąca podatnikiem, o którym mowa w pkt a)
Dostawcą towarów jest podatnik, o którym mowa w pkt a)
Podmiot będący już podatnikiem VAT, chcąc rozpocząć dokonywanie transakcji z państwami Unii Europejskiej, ma obowiązek zarejestrowania się dla celów handlu wewnątrzwspólnotowego, jako podatnik VAT-UE i rozliczać WNT w deklaracjach składanych do naczelnika właściwego urzędu skarbowego.

Podatnicy objęci zwolnieniem podmiotowym, rolnicy ryczałtowi, podatnicy wykonujący czynności nieopodatkowane podatkiem VAT oraz osoby prawne niebędące podatnikami, u których całkowita wartość wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów na terytorium kraju nie przekroczy w bieżącym roku podatkowym kwoty 50.000 zł netto – nie mają obowiązku rozliczenia WNT do momentu przekroczenia wysokości tej kwoty. WNT nie wystąpi również u podmiotów, u których wartość nabyć w poprzednim roku podatkowym nie osiągnęła ww. limitu.
Powyższemu wyłączeniu nie podlegają jednakże transakcje, których przedmiotem są nowe środki transportu lub wyroby akcyzowe – podatnik dokonujący takich transakcji ma obowiązek rozliczenia WNT w Polsce, nawet jeżeli ich wartość nie przekroczyła 50.000 zł.

Podatnicy oraz osoby prawne niebędące podatnikami, o których mowa w pkt a) mają prawo rozliczać wewnątrzwspólnotowe nabycie towarów dobrowolnie, pod warunkiem, że złożą do naczelnika właściwego urzędu skarbowego pisemne oświadczenie o wyborze opodatkowania tych czynności – przed dokonaniem transakcji WNT, od której nabycia mają być rozliczane.
W przypadku nowych środków transportu – transakcja jest uznawana za WNT nawet, jeżeli wymienione powyżej (w pkt a i b) warunki dotyczące nabywcy i dostawcy nie zostaną spełnione.

Obowiązek podatkowy w WNT powstaje 15 dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym dokonano dostawy towaru będącego przedmiotem wewnątrzwspólnotowego nabycia. W przypadku, gdy przed tym terminem podatnik podatku od wartości dodanej wystawi fakturę, obowiązek podatkowy powstaje z chwilą jej wystawienia.
Gdy podatnik podatku od wartości dodanej wystawi fakturę potwierdzającą otrzymanie od podatnika (nabywcę) całości lub części należności przed dokonaniem dostawy towaru będącego przedmiotem wewnątrzwspólnotowego nabycia - obowiązek podatkowy powstaje z chwilą wystawienia tej faktury.
W przypadku wewnątrzwspólnotowego nabycia nowych środków transportu obowiązek podatkowy powstaje z chwilą otrzymania tych towarów, nie później jednak niż z chwilą wystawienia faktury przez podatnika podatku od wartości dodanej.

III. WEWNĄTRZWSPÓLNOTOWE ŚWIADCZENIE USŁUG.

Zgodnie z art. 8 ust. 1 ustawy o podatku od towarów i usług przez świadczenie usług rozumie się każde świadczenie na rzecz osoby fizycznej, osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej niemającej osobowości prawnej, które nie stanowi dostawy towarów.
Wymiana wewnątrzwspólnotowa określona została mianem „importu usług”, z którym mamy do czynienia wówczas, gdy - przede wszystkim miejsce świadczenia usług jest w Polsce - i zostają spełnione łącznie następujące przesłanki:
- usługodawcą jest podatnik nieposiadający siedziby, stałego miejsca prowadzenia działalności lub stałego miejsca zamieszkania albo pobytu na terytorium kraju;
- usługobiorcą jest podatnik posiadający siedzibę, stałe miejsce prowadzenia działalności lub stałe miejsce zamieszkania na terytorium kraju.

Dla prawidłowego rozliczenia podatku VAT, istotnym jest właściwe ustalenie miejsca świadczenia usług. Co do zasady miejscem świadczenia usług jest miejsce, w którym usługobiorca posiada siedzibę, lub stałe miejsce zamieszkania. Od powyższej zasady istnieją jednak wyjątki i miejscem świadczenia usług w poniższych przypadkach jest:
- gdy usługi świadczone są dla stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej podatnika, znajdującego się gdzie indziej niż siedziba lub adres zamieszkania – miejsce prowadzenia tej działalności;
- gdy usługobiorca nie posiada siedziby, stałego miejsca zamieszkania lub prowadzenia działalności – miejsce, w którym podatnik zwykle prowadzi działalność bądź zwykle ma miejsce pobytu;
- gdy usługi związane są z nieruchomościami (usługi rzeczoznawców, pośredników, zakwaterowania w sektorze hotelarskim, usługi związane z koordynacją prac budowlanych) – miejsce położenia nieruchomości;
- gdy usługi związane są z transportem pasażerów – miejsce gdzie odbywa się transport, z uwzględnieniem pokonanych odległości;
- w przypadku usług restauracyjnych i cateringowych – miejsce ich faktycznego wykonania.

W przypadku importu usług nie stosuje się zwolnień podmiotowych, zatem podatnik korzystający ze zwolnienia z tytułu nieprzekroczenia 50.000 zł limitu obrotu, zobligowany jest wykazać import usługi w deklaracji VAT-9 i rozliczyć z tego tytułu podatek w terminie 14 dni od dnia powstania obowiązku podatkowego.

IV. PODSTAWOWE ZASADY OBOWIĄZUJĄCE W ZAKRESIE TRANSAKCJI WEWNĄTRZWPSÓLNOTOWYCH.

1. Obowiązek rejestracyjny.
Przed zrealizowaniem pierwszej transakcji wewnątrzwspólnotowej, podatnik zobligowany jest do dokonania we właściwym urzędzie skarbowym rejestracji, jako tzw. „podatnik VAT-UE”. Zgłoszenie składa się na formularzu VAT-R, w którym podatnik informuje, jakiego rodzaju transakcji będzie dokonywać – dostawy lub nabycia towarów (WDT, WNT) bądź nabycia usług. Zgłoszenia tego nie muszą składać podatnicy zwolnieni od podatku ze względu na limit obrotów nieprzekraczający kwoty 50.000 zł do chwili jej przekroczenia (zwolnienie podmiotowe) lub wykonujący czynności zwolnione od VAT (zwolnienie przedmiotowe).

2. Po otrzymaniu od naczelnika urzędu skarbowego potwierdzenia rejestracji (druk VAT-5), podatnik jest zobowiązany posługiwać się w transakcjach wewnątrzwspólnotowych numerem identyfikacji podatkowej (NIP) z nadanym dwuliterowym prefiksem oznaczającym kod danego państwa członkowskiego UE. Posiadanie i posługiwanie się powyższym numerem w transakcjach „unijnych” uprawnia podatnika do stosowania preferencyjnej stawki 0% podatku VAT.

3. W przypadku zaprzestania dokonywania transakcji wewnątrzwspólnotowych, podatnik informuje o tym naczelnika urzędu skarbowego poprzez złożenie aktualizacji zgłoszenia rejestracyjnego - w terminie 15 dni od dnia zaistnienia tej okoliczności. Zgłoszenie to stanowi podstawę do wykreślenia podmiotu z rejestru podatników VAT UE.

4. Podatnik ma obowiązek wystawienia faktury VAT, stwierdzającej w szczególności: dokonanie sprzedaży, datę jej dokonania, cenę jednostkową bez podatku, podstawę opodatkowania, stawkę i kwotę podatku, kwotę należności oraz dane dotyczące podatnika i nabywcy.

5. Podatnik zarejestrowany do transakcji UE obowiązany jest do składania deklaracji podatkowych VAT-7 lub VAT-7K (zależnie od wybranej formy) oraz rozliczania dokonanych dostaw i nabyć. Obowiązek ten mają również podmioty niezarejestrowane, jako podatnicy VAT i osoby prawne niebędące podatnikami, u których wartość wewnątrzwspólnotowego nabycia przekroczyła kwotę 50.000 zł, a także podmioty, które dobrowolnie złożyły do naczelnika urzędu skarbowego oświadczenie o wyborze opodatkowania podatkiem VAT.
W przypadku, gdy podmiot nie złoży deklaracji za 6 kolejnych miesięcy (VAT-7) lub 2 kolejne kwartały (VAT-7K) zostaje z urzędu wykreślony z rejestru podatników VAT UE.
6. Podatnik zobligowany jest także do składania tzw. „informacji podsumowujących”, zawierających w szczególności:
- nazwę lub imię i nazwisko podatnika oraz NIP uprawniający do dokonywania transakcji wewnątrzwspólnotowych;
- właściwy i ważny numer identyfikacyjny kontrahenta;
- kod kraju, z którego jest dokonywane wewnątrzwspólnotowe nabycie towarów lub do którego jest dokonywana wewnątrzwspólnotowa dostawa towarów;
- łączną wartość WNT oraz łączną wartość WDT - w odniesieniu do poszczególnych kontrahentów.
Informacje podsumowujące składane są, co do zasady w okresach miesięcznych. Wyjątek stanowi WDT w przypadku, gdy całkowita wartość transakcji w danym kwartale oraz w poprzednich 4 kwartałach nie przekroczyła kwoty 250.000 zł, a także WNT, gdy wartość transakcji w kwartale nie przekroczy kwoty 50.000 zł. Ponadto, podatnik, który nie dokonał w danym okresie rozliczeniowym transakcji wewnątrzwspólnotowych, nie ma obowiązku sporządzania za ten okres informacji.

Dzięki systemowi wymiany informacji o VAT (tzw. VIES), podatnik ma możliwość weryfikacji statusu podatkowego oraz aktualności i poprawności numeru VAT UE swoich kontrahentów z innych państw członkowskich. Potwierdzenia numeru identyfikacyjnego zagranicznego kontrahenta można dokonać za pośrednictwem naczelnika urzędu skarbowego lub też Biura Wymiany Informacji o VAT:
- pisemnie: Biuro Wymiany Informacji o VAT, ul. Poznańska 46, 62-510 Konin;
- telefonicznie: (063) 242 33 55;
- faksem: (063) 240 19 89;
- pocztą elektroniczną: numery.vat@mofnet.gov.pl


Ponadto weryfikacji takiej można dokonać także na stronie internetowej Komisji Europejskiej:
http://ec.europa.eu/taxation_customs/vies. Osoba zainteresowana dokonaniem potwierdzenia numeru VAT musi wprowadzić jedynie kod państwa kontrahenta oraz podać jego numer VAT. Ze względu na ochronę danych osobowych, administracje podatkowe nie udostępniają nazwy i adresu podmiotu, a jedynie udzielana jest następująca odpowiedź:
TAK - podany numer jest ważny w danym momencie lub
NIE - podany numer jest nieważny lub nieprawidłowy.